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让清单成为一种习惯——读《清单革命》有感

“明师读书慧”专辑(011)-共读一本书《清单革命》
善用小清单,能避大错误。《清单革命》是我们读书班的必读书目。运用本书的理念和方法,能使我们工作和生活做忙而不乱。本期推出3篇读心得,以飨读者。

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《革命清单》

– “明师读书慧”读书心得 –

  近期我读了《清单革命》,发现自己其实已经默默地使用了大量的清单。只不过之前,我不知道为什么要使用清单,哪些地方需要使用清单。读完这本书后,我有一种豁然开朗的感觉。

  作者是阿图·葛文德,他是白宫最年轻的健康政策顾问、影响奥巴马医改政策的关键人物,《时代周刊》2010年全球100位最具影响力人物榜单中唯一的医生。本书通过结合实际如何利用清单,持续、正确、安全地把事情做好,摆脱工作生活中的混乱、无序和迷茫。

无知之错和无能之错

  第一种“无知之错”,是因为没有掌握正确知识而犯下的错误。例如,我们没有学过电气知识,自己维修家电结果弄坏了,这算是无知之错。

  第二种是“无能之错”,是因为我们掌握正确知识,而没有正确使用而犯下的错误。例如,我们是飞行员,我们知道起飞前的所有程序,但却因为我们在起飞的时候忘记打开方向舵,结果导致飞机失事,这就是无能之错。

  其实,无能之错是完全可以避免的,但是这种错误却不断地发生,这是为什么呢?有两个方面的原因,也是清单能够解决问题的两个原因。

  第一,事多忘记。我们工作中经常遇到这种情况,当我们接完第一个的电话,紧接着又有第二个电话打进来,刚接完第二个电话,又有会议准备要开,结果往往就是我们就忘记了第一通电话的内容,导致工作出现疏漏。这也就说明了,不是说我们不去解决这些事情,而是需要处理的太多,导致忘记了。这种情况很常见,人往往在高压的情况下很容易忘记一些事情。

  第二,麻痹大意。我们往往认为自己很有经验,或者相信自己的记忆,导致我们麻痹大意。像我们每年都会举行一些大型的活动,按道理来说,应该经验很丰富,但是往往会掉进同一个坑。这就是麻痹大意导致的结果。

  正因为我们容易犯无能之错,所以我们就需要通过制作清单,避免犯错。

清单革命的四大原则

  要制作一个完好的清单,就要符合满足四大原则:权力下放、 简单至上、人为根本、持续改善。

  (一)权力下放

  在面对极端复杂的问题时,上级应该尽可能把权力下放到一线人员,从“自上而下”转变为“自下而上”。这样就能让系统的各个人都成为清单的主宰者和参与者。我们平常在组织大型活动的时候,我们也会制作分工表,时间进度表,明确具体工作是哪个组室、哪个同事在跟进,提高我们的工作效率。

  (二)简单至上

  清单从来都不是大而全的操作手册,而是理性选择后的思维工具,抓住关键内容比面面俱到更重要。所以,我们要应用清单就一定要把它做得简洁高效。清单上只写最关键的问题,才能控制最高的质量。我们制定的突发舆情的新闻发布流程图,它就介绍了遇到突发舆情该怎么做,按照流程走下来,可以保证基本不犯低级错误。而遇到实际问题,再加以修正。

  (三)以人为本

  在制定和实施名单的过程中,要注意以人为本。清单不应该是人类的束缚。解决问题的主角是人,而不是清单。

  编制清单的六大要点:

  1.设置清晰的检查点:根据节点执行检查程序;2.合适的清单类型:操作确认和边读边做二选一;3.简明扼要:项目数量在5-9项之间;4.用语准确:使用术语、避免含糊其辞;5.注重版式:清单板式整洁,切记杂乱无章;6.现实检验:必须接受检验、不断修订。

  例如,我们要做一个健身减肥的清单,这时候我们需要列出来。假如我们目标是一个月的时间要减掉多少斤,那么就要定下每天需要运动多长时间,做哪些项目的运动;定期一周或者二周测量一次数据。这样我们可以阶段性测量,每天的运动量、运动效果、还有怎么根据实际来调整运动的项目。

  (四)持续改善

  每个清单都不是万能的,需要根据实际情况,不断改进。即使是最简单的列表也需要不断改进。简单和有效总是相互矛盾的。只有不断改进,才能使清单始终保证安全、正确、稳定,并不断发挥作用。

  在我们平常工作中,特别是策划一场大型活动,总会有一些突发的事情,这时候我们就需要根据实际不断的调整、优化。

  作者简介:麦锡彬,男,东莞市长安镇宣传教育文体旅游办公室

指导:闫德明

美编:长安融媒体

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